ключ 4
Основы работы с ресурсами
В рамках своей деятельности организация в любом случае задействует ресурсы. Все ресурсы условно можно разделить на несколько основных групп.
1
Введение
«О том, что конкретно входит в каждую группу, а также о подходах к развитию этих направлений, я расскажу далее. Этот раздел направлен на первичное снятие возможных барьеров при развитии данного направления деятельности. В некотором роде здесь собраны самые важные, фундаментальные тезисы в организации ресурсообеспечения деятельности».
Вера
Ресурсы – это в первую очередь возможности. Без развития ресурсной базы невозможно развивать деятельность.
При ресурсообеспечении своей работы важно учесть принципы:
- 1«Бери и делай»Помни: все начинают свой путь с азов. На начальном этапе деятельности или проекта надо быть готовым, что придется начинать с нуля. Часть ресурсов получить в самом начале просто невозможно, а часть ресурсов у всех есть априори – их нужно уметь замечать. При этом время будет работать на тебя – спустя какой-то промежуток времени ресурсная база будет расширяться.
- 2«Бери нужное»Принцип экологичного подхода к ресурсам может помочь не только сэкономить, но и упростить жизнь. Можно пользоваться перечнем MUST HAVE или ранжировать список потребностей. Приоритизация ресурсов важна: она же поможет в критической ситуации отказаться от маловажного ресурса и направить силы на необходимый.
- 3«Шагай двумя ногами»При ресурсообеспечении важно помнить о комплексном подходе. Эффективнее усиливать несколько направлений ресурсов, чтобы они могли поддерживать и дополнять друг друга – при этом развитие одного ресурса тянет за собой и общее развитие.
Дополнительным инструментом по повышению эффективности ресурсообеспечения может стать аналог знаменитого упражнения «Колесо баланса жизни».
Схема проста:
Схема проста:
- Разбей круг на части, как пиццу, на 5 секций. Каждый сектор – одна группа ресурсов. Можно расширить на свое усмотрение.
- Далее оцени текущее состояние каждой группы от 1 до 10 баллов (1 – ужас, 10 – шик, блеск, красота): 1 – внутри круга, 10 – на внешнем круге.
- В итоге получается колесо ресурсного баланса твоей деятельности.
«В конце хочу добавить, что работе с ресурсами нужно уделять отдельное время, а за часть ресурсов важно назначать ответственных в целях систематизации работы. О том, как лучше закреплять ответственных за этот блок задач, ты можешь прочитать в разделе «Команда». И да – ресурсы важно ценить: они наш фундамент!»
Вера
2
Интеллектуальные
и информационные ресурсы
и информационные ресурсы
В рамках этой группы ресурсов рассмотрим часть нематериальных ресурсов. Условно по целевому назначению ресурсы группы разделим на:
— ресурсы для информационного сопровождения деятельности (информационные);
— ресурсы для обеспечения деятельности (интеллектуальные).
— ресурсы для информационного сопровождения деятельности (информационные);
— ресурсы для обеспечения деятельности (интеллектуальные).
К информационным ресурсам можно отнести:
1
Личные страницы членов РСМ;
2
Официальные аккаунты МО РСМ, а также РСМ и РО РСМ;
3
Аккаунты партнеров и дружественных организаций;
4
Печатные и электронные СМИ.
При работе с информационными ресурсами очень важно помнить об общей медиацелостности и соблюдать ее, т.е. создавать единый облик организации в информационном поле, чтобы быть узнаваемыми, повышать процент «лояльной аудитории». Основной акцент в развитии этой группы ресурсов лучше доверить пресс-секретарю с последующим расширением до пресс-службы по мере необходимости. Для усиления этого направления можно и нужно проводить обучение ответственных и разрабатывать более масштабные задачи. Как развивать информационную деятельность организации, ты можешь узнать в ключе «Позиционирование организации», а также ты можешь изучить работу с этим ресурсом на нашем курсе на Stepik
Информационные ресурсы важно поддерживать всегда, чтобы не растерять аудиторию и не потеряться в инфополе.
- Пример №1У недавно созданной местной организации РСМ есть группа ВКонтакте, где происходит освещение всех мероприятий организации. Однако в ближайшие два месяца у организации не планируется каких-то мероприятий. Возможный итог через два месяца – отток онлайн-аудитории, сложности в информировании потенциальных участников мероприятий и активистов.
Но исправить ситуацию можно: пресс-секретарь организации проводит работу по подготовке серии информационных постов о проектах, активистах, реализует конкурс на мерч МО РСМ. Возможный итог: аудитория на месте, охваты не упали, все счастливы. - Пример №2В МО РСМ еженедельно приходят запросы в формате «Как вступить в РСМ?». Каждый раз эти запросы приходят в личные сообщения председателя / пресс-секретаря, которые указаны в контактах группы, поэтому каждый раз приходится отвечать на одни и те же вопросы, теряя ценный ресурс – время. Решение: сделать раздел (статью или пост с кнопкой в закрепленных) в формате FAQ с самыми частыми вопросами и прикрепленной ссылкой на заявку на вступление (ссылка на диалог для желающих вступить, гугл- / яндекс-форма и др.)
В интеллектуальные ресурсы входят:
— методические наработки (прописанные мероприятия, карточки проектов, методические пособия, справки о деятельности, отчетность, аналитика по мероприятиям, буклеты и т.д.);
— фирменные стили (брендбук организации или проекта, оформление мероприятия и т.д.).
— методические наработки (прописанные мероприятия, карточки проектов, методические пособия, справки о деятельности, отчетность, аналитика по мероприятиям, буклеты и т.д.);
— фирменные стили (брендбук организации или проекта, оформление мероприятия и т.д.).
Фирменный стиль организации и мероприятий следует делать в связке с развитием общего имиджа организации. Помни, что нужно уделить внимание сохранению всех необходимых шрифтов, цветов и стилей для возможности передачи и использования брендбуков «из поколения в поколения». В пособии есть разработанный брендбук Российского Союза Молодежи и примеры его использования для местной организации, найти его ты сможешь в ключе «Позиционирование организации».
Методические наработки не должны пропадать, они должны «работать»: отмечу необходимость единого подхода к организации накопления методических материалов. Кстати, у РСМ тоже есть хранилище методических разработок. Лучше назначить ответственных за хранение и актуализацию методических материалов (в некотором роде они выполняют роль архивариусов). Любое прошедшее мероприятие или проект лучше описывать в какой-либо форме: например, можно взять за основу шаблон заполнения проекта на Всероссийский конкурс молодежных проектов. Не стоит пренебрегать этим опытом, а также отказываться от анализа прошедших мероприятий – это возможные точки роста, а также архив для будущих поколений (надо позаботиться о товарищах, которые придут на твоё место. Со временем многое забывается, а команды организаторов имеют свойство меняться – записанное на бумаге поможет не учиться заново). Рекомендуется простое изложение с использованием фото- и видеоматериалов: помни, что клише и речевые штампы не объясняют сути мероприятия, а тебе важно передать именно ее.
- Пример №1Местная организация РСМ провела крупный проект длительностью 6 месяцев по неформальному образованию. Спустя год организация начинает реализовывать проект вновь, однако прошлогодние наработки утратились, а команда на 80% обновилась. Это значит, что новой команде придется нарабатывать свой опыт, возможно, через уже пройденные в прошлом году ошибки, но о них им ничего неизвестно, поскольку информации нет. Например, не учли требования к тренерам (свидетельство или сертификат об обучении и подтверждение подобного опыта), а также не провели фокус-сессии по отбору тренерского состава. Как итог – низкий уровень тренерского состава, несоответствующий ожиданиям участников проекта, как и в прошлом году. Если бы наработки прошлого года были в доступе, то их можно было бы исправить.
Отдельно уделю внимание отчетности организаций без регистрации в качестве юридического лица. Зачастую многие упускают это из внимания из-за необязательности подобного рода работы. Хотя простейшая отчетность по мероприятиям помогает вести учет активности членов РСМ для последующих поощрений и награждений; справки о деятельности дают приоритет в подготовке заявок на конкурсы, форумы; учет наград позволяет проследить рост участников команды.
«Интеллектуальные и информационные ресурсы – мозг организации. Это то, как мы «думаем».
Вера
3
Кадровые ресурсы
«Человеку нужен человек. Кадровые ресурсы – это люди. Не абстрактные, а реальные люди. И они не ресурс, а в первую очередь ЛЮДИ. Цени. Уважай. Помогай. Будьте честным. И береги честь смолоду».
Вера
Этот раздел очень плотно связан с блоками «Команда» и «Работа с потенциальными членами РСМ». Кадры – первичная опора любой МО РСМ. Во всех ресурсах так или иначе находится место кадровым ресурсам.
В этом разделе я подробно расскажу о кадровых ресурсах. Среди них выделяются:
— кадры организации (действующие активисты);
— кадровый резерв организации (потенциальные члены);
— партнеры;
— поставщики / исполнители.
— кадры организации (действующие активисты);
— кадровый резерв организации (потенциальные члены);
— партнеры;
— поставщики / исполнители.
Кадры организации и резерв – это и есть сама организация. Важно наладить их работу в первую очередь. Организация – это не группа во «ВКонтакте» или раздел на сайте, а это – люди.
Партнеры, поставщики и исполнители. Почему это кадровые ресурсы? Сюда же включаются все наши общественные связи: друзья, родственники, партнеры от иных видов деятельности и т.д. Индивидуальные предприниматели, органы власти, СМИ, компании проката оборудования, рекламно-производственные компании и типографии, кофейни и рестораны, молодежные организации, концертные площадки, артисты и все-все, кто может повысить эффективность нашей деятельности. Как выстраивать работу с партнерами, читай в разделе «Работа с партнерами».
Партнеры, поставщики и исполнители. Почему это кадровые ресурсы? Сюда же включаются все наши общественные связи: друзья, родственники, партнеры от иных видов деятельности и т.д. Индивидуальные предприниматели, органы власти, СМИ, компании проката оборудования, рекламно-производственные компании и типографии, кофейни и рестораны, молодежные организации, концертные площадки, артисты и все-все, кто может повысить эффективность нашей деятельности. Как выстраивать работу с партнерами, читай в разделе «Работа с партнерами».
- Пример №1В городе лет 15 лет существует рекламно-производственная команда «Реклама». В этом же городе появляется местная организация РСМ. После нескольких побед в грантовых конкурсах у организации появляется возможность заказать первую сувенирно-полиграфическую продукцию и баннеры. После согласования технического задания с «Рекламой» сумма заказа выходит за границы возможностей МО РСМ. Поставщик предлагает увеличить тираж или объем месячных закупок для получения дополнительной скидки, а МО РСМ в данный момент не может позволить себе данную трату. Однако через полтора месяца ожидается поступление премии от победы в муниципальном конкурсе проектов, поэтому можно попробовать договориться на скидку авансом с учетом дальнейших закупок. Поставщик может пойти навстречу. Но может и отказать, так как не знает репутацию МО РСМ. В этом случае можно продолжить путь развития партнерских отношений: спустя время все получится, а скидки приятно удивят. Дружбу и хорошие отношения лучше строить сразу.
Со временем сетка партнерских и дружеских отношений будет расти. Важно уделять этому внимание, ведь партнеры кто? Верно – ЛЮДИ! Связи помогают тебе создать многие вещи (вспомни теорию 6 рукопожатий). Безусловно, со временем ваши отношения с партнерами (в том числе с поставщиками и исполнителями) станут менее формальными и осторожными, отработаются схемы взаимодействия, появится лояльность в отношениях.
«Кадровые ресурсы – это сердце и душа организации. Что тут рассказывать, ты и сам это понимаешь».
Вера
4
Финансовые ресурсы
и материально-техническая база
и материально-техническая база
«В этом разделе важно вспомнить принципы подхода к ресурсам организации: «бери и делай» и «бери нужное» здесь становятся ключевыми».
Вера
Сколько раз на начальных этапах ты останавливался из-за сложностей с ответами на вопросы:
Член рсм:
Откуда взять материалы?
Поддержка:
....
Член рсм:
Где найти денежные средства?
Поддержка:
...
Член рсм:
На какой площадке будем проводить?
Поддержка:
...
На начальных этапах практически всегда и все начинают с личных вложений, однако это путь стратегически может сыграть злую шутку. Попробую рассказать, как начать с минимальными собственными вложениями (то, что именуется финансовыми ресурсами) и что включить в стартовую материально-техническую базу.
Финансовые ресурсы организации
Членские взносы (для зарегистрированных НКО)
Премии, субсидии, гранты
Личные средства активистов
Предпринимательская деятельность (для зарегистрированных НКО)
Подарки от партнеров и друзей организации (подробнее в разделе «Работа с партнерами»)
Сразу оговорюсь, что при регистрации МО РСМ в качестве НКО подход к финансовому обеспечению деятельности несколько меняется. Поскольку это нечастая практика в местных организациях РСМ, то мы не будем рассматривать это детально, но, возможно, скоро появится отдельный раздел для таких местных организаций.
До тех пор, пока МО РСМ не проходит регистрацию в качестве юрлица, возможности финансового обеспечения организации существуют, хоть и в ограниченном режиме. Говоря о премиях, субсидиях и грантах, отмечу, что возможность участия физическими лицами (активистами организации) должна поощряться: наверняка в каждом муниципалитете и регионе есть свои конкурсы, а средства, полученные участником, пойдут на развитие организации в любом случае, ведь победитель конкурса – престиж организации. Важно помогать таким жаждущим, идти им навстречу. Обычно анонсы этих конкурсов вывешиваются на официальных ресурсах органов исполнительной власти в сфере молодежной политики.
До тех пор, пока МО РСМ не проходит регистрацию в качестве юрлица, возможности финансового обеспечения организации существуют, хоть и в ограниченном режиме. Говоря о премиях, субсидиях и грантах, отмечу, что возможность участия физическими лицами (активистами организации) должна поощряться: наверняка в каждом муниципалитете и регионе есть свои конкурсы, а средства, полученные участником, пойдут на развитие организации в любом случае, ведь победитель конкурса – престиж организации. Важно помогать таким жаждущим, идти им навстречу. Обычно анонсы этих конкурсов вывешиваются на официальных ресурсах органов исполнительной власти в сфере молодежной политики.
Также доступны и федеральные программы, например, Всероссийский конкурс молодежных проектов от Росмолодежи. Обычно в этих случаях заявителем на конкурс является руководитель проекта или председатель МО РСМ. Выработай подход к финансовым потокам, чтобы потом не возникало разногласий: сроки согласования смет проектов и их форма, ответственное лицо, планы по затратам и доходам с учетом мероприятий и др. Если хочешь узнать, как правильно заполнять заявку, можешь посмотреть курс «Грантрайтинг» от федеральной программы РСМ «Пространство развития», а дополнительную поддержку получить от чат-бота «Росмолодежь.Грант» или из письма поддержки от Российского Союза Молодежи. Но помни: гранты от Росмолодежи – это далеко не единственный грантовый конкурс: обычно сложностей с подбором вариантов не бывает, так как все конкурсы, региональные и муниципалитетные, размещаются в Интернете. А вот и неплохой агрегатор грантовых конкурсов для молодежи, пользуйся!
И еще небольшой лайфхак: стоит обращать внимание именно на положение о конкурсе (обычно в целях указывается то, что следует учесть при составлении заявки).
И еще небольшой лайфхак: стоит обращать внимание именно на положение о конкурсе (обычно в целях указывается то, что следует учесть при составлении заявки).
«И конечно! Раз уж мы о конкурсах: участвуй и в тех конкурсах, которые не подразумевают финансовой поддержки победителей, – это признание и имидж твоих проектов (в случае побед), а также возможные точки роста (в случае неудач)».
Вера
Говоря о личных ресурсах активистов (собственные средства, личный транспорт, помещение или оборудование), стоит понимать, что это дополнительная и / или временная мера, но не основной источник ресурсов. Однако в «критические» моменты можно обратиться и к этому «инструменту»: хранить вещи у активистов (в гараже, на балконе, на складе, на даче), перевозить на личном транспорте активистов, использовать свое оборудование на мероприятиях (ноутбуки, фотоаппараты, флешки и др.).
- Задача №1МО РСМ требуется закупить в феврале 100 футболок с логотипом организации. Самый доступный поставщик готов выпустить футболки по 500 рублей за штуку с учетом печати. Итоговая стоимость составит 50 000 рублей. На данный момент в организации на учете состоят 50 членов, однако футболки заказываются с учетом роста численности к концу года, а бюджет организации на данный момент составляет 55 000 рублей. Ближайшие результаты конкурса (читать – возможность пополнить бюджет) будут объявлены в июне. Таким образом, при реализации закупки у организации останется 5000 рублей, что фактически равно невозможности реализовать какие-либо дополнительные закупки (призы, оформление мероприятий и др.). Для безболезненного выхода из ситуации можно предложить действующим активистам организации произвести совместную закупку. Например, компенсировать затраты МО на футболки в соотношении 50/50 – так итоговые затраты организации составят 37 500 рублей, а остаточный бюджет составит 17 500 рублей (вместо 5000 изначально).
«Конечно, стоит стремиться к тому, чтобы активисты могли больше получать от организации (разумеется, речь идет о поощрении: о подарках, форме, сертификатах от партнеров и др.), ведь они и так вкладывают в нее самое ценное – СЕБЯ, свои знания, умения, навыки, своё время».
Вера
Хорошо, а где же организовать свою деятельность?
- 1Постоянного места (офиса) у МО РСМ может и не быть: собрания можно проводить по удобству, хоть дома у активистов / членов совета.
- 2Организацию основных мероприятий можно делать на площадках партнеров, которыми часто могут быть бюджетные учреждения сферы молодежной политики или дома культуры, что зависит от специфики муниципалитета.
- 3Мероприятия творческой направленности можно проводить на арт-площадках, местных модных точках сбора молодежи (кофейнях, арт-пространствах, парках).
- 4Организацию выездов (слеты, форумы) надо делать через орган молодежной политики муниципалитета (комитет, отдел). Возможно, первые выезды будут проходить только на подведомственных базах (в лагерях, пансионатах): на начальных этапах коммерческие базы оплатить весьма сложно.
- 5Онлайн. Не стоит забывать и о онлайн-мероприятиях. Технически в настоящее время для проведения трансляции нужен только телефон с камерой и подключением к Интернету: в основном площадки онлайн-мероприятий не отличаются от обычных очных.
Важно! Стоит помнить, что на начальном этапе мало кому важно и интересно принимать в расчет небольшую молодежную организацию. Чтобы стать интересными для партнеров и важными для органов власти, надо продвигать свои проекты, стать хотя бы в какой-то части самостоятельными, самобытными. Лучшими помощниками в вашем становлении будут те же партнеры и органы власти – дружбу и хорошие отношения лучше строить сразу.
Лайфхаки раздела
- Лайфхак 1Сувенирно-полиграфическую или подарочную продукцию выгоднее покупать большими тиражами, поэтому при небольших поступлениях в бюджет МО РСМ можно закупать эти позиции универсальными, т.е. в бренде МО РСМ, а не отдельного проекта.
- Лайфхак 2Если нет возможности хранить весь реквизит в одном месте, можно делать учет движения реквизита в одном онлайн-документе (100lvl, если у вас будет ответственный за ресурсы). Помни, что учет ресурсов важен, иначе все потеряется. Я подготовила для тебя примерную таблицу.
- Лайфхак 3Часть ресурсов в своей собственности и не нужна. Например, если на один проект понадобилась кофемашина, то можно найти передвижную кофемашину или готовых выехать на одно мероприятие партнеров.
- Лайфхак 4Иногда можно с кем-то объединиться для усиления общего эффекта. Например, могут помочь партнеры: выделить микрофоны или помещение взамен на мероприятие.
- Лайфхак 5Полезно составлять прогнозы потребностей проектов на год вперед. Тогда при возможности что-то закупить получится купить нужное. Примерный универсальный перечень реквизита, который чаще всего необходим, оставлю ниже, но это, скорее, ориентир, а не железная необходимость (приложение «Это часто очень нужно»).
- Лайфхак 6Составляй сметы: подавать проект на грант, согласовать затраты, вести учет ресурсов организации – во всём помогут сметы.
- Лайфхак 7Чтобы развиваться, изучай «рынок». Ходите на мероприятия и смотрите, какие используются ресурсы и применяются подходы. Можно учиться на ошибках других (а если есть возможность, то и подсказывать другим), а также брать лучшие практики.
Финансовые ресурсы и материально-техническая база становятся «туловищем». Это то, как мы выглядим.
Как и говорилось в самом начале, ресурсы – это фундамент, это наши возможности. Без развития ресурсной базы невозможно развивать деятельность: каждый новый шаг будет открывать потребность в новых ресурсах, а новая потребность за собой – еще одну. Так может образоваться снежный ком. Будь готов думать о ресурсах: отмечай неудачи и удачи в ресурсообеспечении.
И главное – цени свои ресурсы.
Как и говорилось в самом начале, ресурсы – это фундамент, это наши возможности. Без развития ресурсной базы невозможно развивать деятельность: каждый новый шаг будет открывать потребность в новых ресурсах, а новая потребность за собой – еще одну. Так может образоваться снежный ком. Будь готов думать о ресурсах: отмечай неудачи и удачи в ресурсообеспечении.
И главное – цени свои ресурсы.
Задай вопрос об организации работы МО РСМ
С тобой на одной волне